Contraloría General de la República de Colombia.

Edición de 2020-11-04

Si bien la Ley 42 de 1923, mediante la cual se creó la Contraloría General de la República de Colombia, se encuentra derogada, la publicación de su texto original es importante para los estudios del mejor entendimiento de los antecedentes, que después de la primera guerra mundial, dieron origen a varias reformas en el Estado Colombiano, entre las cuales se cuentan la Ley 25 de 1923 “orgánica del Banco de la República” y la ley 45 de 1923 “sobre Establecimientos Bancarios”.

El texto original de la ley y su exposición de motivos, es el siguiente:

“LEY 42 DE 1923-07-19

“sobre reorganización de la contabilidad oficial y creación del Departamento de Contraloría’’.

El Congreso de Colombia,

DECRETA:

CAPITULO I

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTRALORÍA

Artículo 1. Créase como servicio nacional administrativo el Departamento de Contraloría, el cual será independiente de los demás departamentos administrativos. El Gobierno dictará en cada caso los decretos reglamentarios pertinentes.

Artículo 2. El Departamento de Contraloría estará a cargo de un funcionario denominado Contralor General de la República, y de un Ayudante denominado Auditor General, quienes serán nombrados por el Poder Ejecutivo Nacional, con aprobación de la Cámara de Representantes y devengarán salarios no inferiores a seis mil ($6.000) y cuatro mil pesos ($4.000) anuales, respectivamente.

Artículo 3. El Contralor General será el Jefe del Departamento de Contraloría. El Auditor General desempeñará todas las funciones que le asigne el Contralor General, y reemplazará a éste en los casos de falta temporal o accidental y en los casos de falta absoluta mientras se llena la vacante.

Artículo 4. El Contralor General y el Auditor General durarán en sus funciones por un período de cuatro años, pero el período de los dos primeros que se nombren expirará el 30 de junio de 1927. De allí en adelante la fecha inicial del período será el 1° de julio. Dichos funcionarios podrán ser reelegidos.

Artículo 5. El Departamento de Contraloría tendrá un Oficial Mayor, un Contador en Jefe y los Auditores Seccionales y demás funcionarios y dependientes que sean necesarios para el desempeño de las funciones del Departamento. Tales empleados serán de libre nombramiento y remoción del Contralor General. El número y las asignaciones de estos empleados serán fijados por el Congreso.

CAPITULO II

COMPETENCIA DEL CONTRALOR GENERAL

Artículo 6. El Contralor General tendrá competencia exclusiva en todos los asuntos referentes al examen, glosa y fenecimiento de cuentas de los funcionarios o empleados encargados de recibir, pagar y custodiar fondos o bienes de la Nación, en lo relativo al examen y revisión de todas las deudas y reclamaciones, de cualquier naturaleza, a cargo o a favor de la República, derivados de la administración activa y pasiva del Tesoro Nacional, y en todos los asuntos relacionados con los métodos de contabilidad y con la manera de llevar las cuentas de la Nación, la conservación de los comprobantes y el examen e inspección de los libros, registros y documentos referentes a dichas cuentas. Lo dispuesto en este artículo no obsta para que los empleados administrativos puedan exigir a sus subalternos los informes y cuentas que a bien tengan y para hacerles las observaciones que estimen conducentes al buen servicio.

Artículo 7. Toda decisión del Contralor o del Auditor Seccional, tomada dentro de sus respectivas facultades, será obligatoria para todos los empleados y funcionarios administrativos a que ella se refiera; pero podrá apelarse de tal decisión por el que se crea agraviado con ella, dentro de un mes, contado desde la notificación de la providencia recurrida, ante el Consejo de Estado si se tratare de una decisión del Contralor General, y ante éste, si la decisión proviniere del Auditor Seccional.

Artículo 8. Todas las apelaciones se harán por escrito, y en ellas se expresarán la resolución apelada y las razones legales y de otro orden en que se apoye el recurso, al que deben acompañarse al mismo tiempo todos los documentos del caso.

Las entidades que deben conocer de estas apelaciones las sustanciarán y fallarán de acuerdo con el procedimiento que actualmente rige para los juicios de cuentas que se ventilan ante la Corte del ramo.

CAPITULO III

FACULTADES Y DEBERES DEL CONTRALOR GENERAL

Artículo 9. El Contralor General tendrá las facultades y deberes que se expresan en los artículos siguientes:

Artículo 10. Llevará las cuentas generales de la Nación, incluyendo las relaciones con la deuda pública.

Artículo 11. El Contralor prescribirá los métodos de contabilidad y la manera de rendir todos los informes financieros de cualquier Ministerio, Dirección, Servicio, Oficina, Sección u otra entidad administrativa del Gobierno.

Artículo 12. Prescribirá los procedimientos que han de seguir todos los funcionarios, empleados y agentes encargados del manejo de fondos o propiedades de la Nación, para presentar sus cuentas, formar y confrontar inventarios, así como para todo lo que se refiere a la enajenación de esos fondos o bienes, en cualquier forma que se haga.

Artículo 13. Prescribirá también la forma que deben tener los libros de contabilidad, recibos, comprobantes y todos los documentos que se refieran al recibo o desembolso de fondos, así como de cualesquiera formularios relacionados con las cuentas de los empleados o agentes de la República.

Artículo 14. Exigirá regularmente informes o relaciones diarias, semanales o mensuales de todo empleado del Gobierno, así como cualesquiera informes extraordinarios que desee obtener.

Artículo 15. Hará el examen e inspección de los libros, registros y documentos relativos a la contabilidad nacional; efectuará la revisión y fenecimiento de las cuentas de todas las personas que manejen caudales del Tesoro Público o bienes nacionales; examinará y revisará todas las deudas y reclamaciones de la clase que fueren, que el Gobierno de la República deba satisfacer en cualquiera de sus ramos, lo mismo que los créditos existentes a favor de él.

Artículo 16. Pasará, a intervalos convenientes, un aviso oficial por escrito a todo empleado o agente del Gobierno cuyas cuentas hayan sido revisadas total o parcialmente, en el que expondrá todo saldo a cargo del responsable y las diferencias que resulten de la revisión, por razón de tal cargo, o de partidas aplazadas o rechazadas por el mismo Contralor. Tales avisos deberán ser debidamente detallados y expresarán en cada caso el motivo del cargo, del rechazo o del aplazamiento. Cualquier cargo o partida aplazada que no fueren satisfactoriamente explicados por el empleado responsable, dentro del plazo de noventa días, a contar de la fecha de la notificación personal o del depósito en el correo de dicho aviso, se considerará como una partida definitivamente desautorizada, a menos que el mismo Contralor prorrogue dicho plazo por escrito.

Artículo 17. Podrá dispensar las faltas o defectos menores que existan en los comprobantes y documentos de las cuentas rendidas, cuando, a su juicio, los intereses del Gobierno lo exijan, siempre que el monto de tales faltas o defectos, imputable a cualquier empleado o agente, no exceda de veinte pesos ($20) moneda legal en un año.

Artículo 18. Vigilará y procurará por los medios adecuados, la recaudación y efectividad de todas las deudas y la restitución de todos los fondos y propiedades que resulten deberse al Gobierno en virtud de la revisión y liquidación de cuentas.

Artículo 19. Examinará, contará y rectificará el numerario y demás caudales en poder de cada uno de los empleados o agentes del Gobierno encargados del manejo de fondos públicos, cada vez que él lo juzgue necesario.

Artículo 20. Revisará y verificará, cada vez que lo juzgue necesario, las cantidades de útiles o materiales en poder de los distintos Ministerios, Secciones, Oficinas y demás servicios del Gobierno, para lo cual podrá contar tales elementos en los respectivos depósitos.

Artículo 21. Revisará y verificará, cada vez que lo juzgue necesario, las cantidades de estampillas postales, de timbre nacional o de consumo, papel sellado u otros valores en poder de los diversos empleados o agentes autorizados por las leyes o por los reglamentos para recibir y expender tales especies.

Artículo 22. Examinará y verificará las entradas y licenciamientos, tanto del Ejército como de la Policía Nacional.

Artículo 23. Llamará la atención del funcionario administrativo correspondiente, hacia cualquier gasto de fondos públicos o uso de propiedades públicas que, a su juicio, sea irregular, innecesario, excesivo o superfino.

Artículo 24. Recibirá del Ministerio de Hacienda todos los bonos y cupones redimidos y pagados, los cuales examinará, y se cerciorará de su autenticidad, de que su pago fue debidamente hecho y de que están debidamente cancelados, llevará un estado detallado de ellos y los archivará.

Artículo 25. Firmará todos los bonos y otros documentos de deuda pública emitidos por el Gobierno. Ningún bono u otro documento de deuda pública será válido sin que sea refrendado por el Contralor, o por otro empleado debidamente autorizado por él para hacerlo.

Artículo 26. Tomará parte en la incineración o destrucción del papel moneda, cédulas y bonos del Gobierno que circulan como moneda, cambiados o amortizados por el mismo Gobierno, como también en la incineración o destrucción que efectúe el Banco de la República de billetes por él emitidos.

CAPITULO IV

INVESTIGACIONES

Artículo 27. A solicitud del Presidente de la República, o en virtud de proposición acorde aprobada por ambas Cámaras, el Contralor General practicará exámenes en cualquier Ministerio, Departamento o Sección Administrativa, a fin de informar sobre los métodos empleados para el manejo de los negocios públicos y hacer recomendaciones o sugestiones para la mejora de tales métodos.

Artículo 28. A solicitud de un Departamento o Municipio, y con la aprobación del Consejo de Ministros, el Contralor General practicará exámenes y rendirá informes análogos en servicios dependientes de tales entidades. El Gobierno Nacional podrá exigir que el Departamento o Municipio que pida el servicio expresado cubra el costo de él.

Artículo 29. El Contralor General, el Auditor General, o cualquier otro funcionario del Departamento de Contraloría, debidamente autorizado para tal efecto por el Contralor General tendrán autoridad para citar testigos, tomar juramentos y recibir declaraciones en cualquier investigación referente a asuntos que sean de la competencia del Contralor General.

Parágrafo. El Contralor General y los demás funcionarios de que habla este artículo, podrán usar de los apremios fijados en el artículo 334 de la Ley 105 de 1890.

Artículo 30. La persona que rinda declaraciones falsas al Contralor General, o a cualquier otro funcionario del Departamento de Contraloría que esté debidamente autorizado para recibirlas, será castigada de acuerdo con el Código Penal.

Artículo 31. Si resultare de cualquier investigación efectuada por el Contralor General que se ha cometido soborno, cohecho u otro delito semejante, presentará todo lo relacionado con el asunto a la autoridad judicial competente.

CAPITULO V

AUDITORES SECCIONALES

Artículo 32. El Contralor General organizará las Auditorías Seccionales que el Congreso autorice en los Departamentos, Intendencias y Comisarías de la República. Dichas Auditorías estarán a cargo de Auditores Seccionales, quienes desempeñaran todas las funciones que les asignen el Contralor y los reglamentos del Gobierno.

Artículo 33. Son atribuciones de los Auditores Seccionales:

Examinar e inspeccionar las oficinas de toda persona encargada del manejo de caudales o bienes del Gobierno Nacional en la zona que les corresponda; transmitir las órdenes y disposiciones del Contralor a dicha persona; dar instrucciones con respecto a la manera de formular las cuentas e informes; recibir y revisar las cuentas, y dar aviso al Contralor de cualquier fraude, que observen en la recaudación de contribuciones o derechos.

Artículo 34. Los empleados de las Auditorías del Departamento de Contraloría estarán directamente bajo las órdenes del Auditor Seccional respectivo, y serán nombrados y removidos libremente por el Contralor General.

CAPITULO VI

EMPLEADOS DE MANEJO

Artículo 35. Todo empleado o agente del Gobierno nacional encargado de recibir o custodiar fondos públicos, o de hacer pagos con ellos, preparará y rendirá al Contralor General, durante los primeros cinco días de cada mes, y por conducto del Auditor Seccional donde exista, la cuenta comprobada de su manejo correspondiente al mes anterior, en la forma que ordene dicho Contralor.

Artículo 36. El Contralor General puede prorrogar por escrito el plazo señalado para la presentación de cuentas, toda que, en su opinión, las conveniencias del servicio lo exijan.

Artículo 37. Si las cuentas no fueren presentadas dentro plazo señalado en esta Ley, o dentro del plazo adicional que otorgue el Contralor General, deberá éste solicitar del funcionario a quien corresponda proveer el puesto, la inmediata suspensión del empleado responsable, y dicho funcionario estará en el deber de suspender el empleado, mientras se investiga si hubo razón justificativa de tal demora.

Artículo 38. Ningún nombramiento de empleados o agentes del Gobierno Nacional encargados del manejo de caudales o bienes públicos será efectivo mientras tal nombramiento no haya sido registrado en el Departamento de Contraloría, salvo el caso de que se trate de un nombramiento de interino en que sea preciso llenar la vacante inmediatamente.

Artículo 39. Todo empleado o agente del Gobierno de la República, cuyas atribuciones permitan o exijan la posesión o custodia, de caudales o propiedades públicos será responsable de éstos, y de su custodia, de conformidad con las disposiciones de esta Ley.

Artículo 40. Las personas responsables de fondos del Gobierno deberán responder de todas las pérdidas que resulten del depósito, uso o empleo ilegales de los mismos y de todas las pérdidas provenientes de negligencia en la custodia de aquéllos.

Artículo 41. Todo empleado o agente responsable de propiedades de la Nación deberá responder por su valor en dinero en caso de pérdida de dichas propiedades proveniente de uso impropio o no autorizado de las mismas, hecho por el o por cualquier persona de cuyos actos sea responsable, y en general deberá responder de todo daño o deterioro ocasionado por descuido en la conservación o uso de dicha propiedad, estuviere o no en aquella fecha bajo su custodia personal.

Artículo 42. Ningún empleado o agente del Gobierno será relevado de responsabilidad por haber obrado en virtud de orden de un funcionario superior, en el pago, empleo o disposición de los fondos o propiedades de que sea responsable; pero el funcionario que ordene tal pago o empleo ilegal de dichos haberes, será responsable, en primer término por la pérdida que sufra la Nación.

Artículo 43. Ningún empleado o agente del Gobierno encargado del recibo, desembolso o administración de fondos o bienes nacionales, quedará libre de responsabilidad por la pérdida, merma, hurto o depreciación de tales haberes, mientras el Contralor General no lo haya expresamente exonerado de dicho cargo.

Artículo 44. Todo Jefe de una oficina pública y todo empleado o agente encargado del manejo de fondos públicos o de administración de propiedades nacionales, podrá pedir al Contralor General que dicte una decisión por escrito respecto al objeto o alcance de cualquier apropiación, o fondo especial de reserva, como también sobre la aplicación de una renta o la legalidad de una erogación, y sobre la disposición de cualquier propiedad del Gobierno. El Contralor deberá dictar tal decisión.

CAPITULO VII

RECIBO DE FONDOS PÚBLICOS

Artículo 45. Salvo disposición en contrario, de los fondos recaudados oficialmente por cualquier empleado público, a cualquier título y en cualquier ocasión, deberá darse razón como fondos del Gobierno.

Artículo 46. Todo empleado o agente del Gobierno que recaude fondos pertenecientes a la Nación, o que hayan sido confiados al cuidado del Gobierno, deberá expedir a la persona o personas de quienes los recaudó, un recibo oficial en el que se indiquen la fecha, la cantidad pagada, el nombre y apellido del que paga y la cuenta a que deba aplicarse, pero no será necesario este recibo cuando se trate de los dineros recaudados por razón del expendio de estampillas de timbre nacional, papel sellado, de correos, tiquetes de transportes y otros documentos análogos.

CAPITULO VIII

DESEMBOLSO DE FONDOS PÚBLICOS EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ

Artículo 47. Toda erogación de fondos públicos que se verifique en la ciudad de Bogotá se hará por medio de órdenes de pago giradas a cargo del Tesorero General de la República y expedidas, bien directamente a la orden del acreedor, bien a la orden de un empleado pagador oficial. Las órdenes de pago que se extiendan directamente a favor de un acreedor del Gobierno deben llevar una inscripción impresa que diga: Orden Definitiva, y las que se expidan a favor de un funcionario pagador, una que diga: Anticipo para gastos oficiales.

Artículo 48. Los pagos a los acreedores se harán únicamente mediante la aprobación de la cuenta o nómina respectiva por el Ministro o Jefe de la oficina correspondiente, o por la persona que esté para ello debidamente autorizada.

Artículo 49. Ninguna orden será pagada por el Tesoro Nacional, ni anotada como pagadera por un depositario de fondos del Gobierno, ni será válida, mientras no esté refrendada por el Contralor General, o por algún empleado del Departamento de Contraloría, autorizado debidamente para dicho objeto.

Artículo 50. Las órdenes a cargo del Tesoro de la Nación se expedirán por el Ministro o por el Jefe de la oficina que pueda disponer de la apropiación o del fondo contra el cual dichas Andenes son giradas, o por el subalterno que uno de ellos designe con tal fin.

Artículo 51. Los fondos que reciban los funcionarios pagadores por órdenes de Anticipos para gastos oficiales, se invertirán según las reglas que prescriba el Contralor General.

CAPITULO IX

DESEMBOLSO DE FONDOS PÚBLICOS FUERA DE BOGOTÁ

Artículo 52. Todos los pagos, anticipos o traspasos de fondos públicos que hagan los funcionarios o empleados del Gobierno y que deban efectuarse fuera de la ciudad de Bogotá, estarán sujetos a las disposiciones que dicte el Contralor General.

CAPITULO X

RESTRICCIONES SOBRE LA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS POR EL GOBIERNO

Artículo 53. Ningún empleado o agente del Gobierno podrá celebrar contrato o contraer obligación alguna que requiera la erogación de fondos públicos, a menos que haya en el Presupuesto una apropiación para ello, cuyo saldo no gastado, libre de otras obligaciones sea suficiente para cubrir el gasto proyectado.

Artículo 54. Excepto en el caso de un contrato para servicios personales, no podrá celebrarse ni autorizarse ninguno que requiera un gasto de mil pesos ($1.000) moneda legal o más, mientras el Contralor General no haya certificado al funcionario que ha de celebrarlo que se han apropiado debidamente fondos para tal fin, y que la cantidad necesaria para hacer frente al contrato proyectado está disponible. Cuando se solicite del Contralor General el certificado exigido por este artículo,, se someterá a éste una copia del contrato o convenio proyectado, acompañada de una declaración por escrito del funcionario que presente la solicitud, declaración en la que se expresarán todas las obligaciones que aún no se han presentado para su revisión, y que hayan de ser cubiertas con la apropiación a que sería imputable el referido contrato. Dicho certificado, una vez firmado por el Contralor General, debe acompañarse al contrato proyectado, del cual formará parte, y la cantidad expresada en el certificado no estará disponible en lo sucesivo para ser gastada de distinta manera, a menos que el Gobierno quede libre de tal contrato.

Artículo 55. Todo contrato que fuere celebrado contra los requisitos consignados en el artículo anterior, será absolutamente nulo, y el funcionario que celebrare dicho contrato será responsable ante el Gobierno u otra parte contratante de cualquier perjuicio consiguiente, de la misma manera que si la operación se hubiera efectuado entre particulares.

CAPITULO XI

FIANZAS

Artículo 56. Todo empleado o agente del Gobierno cuyas atribuciones le permitan o exijan el recibo, cuidado o desembolso de fondos públicos, o el recibo, custodia o disposición de propiedades que pertenezcan a la Nación, prestará caución del fiel desempeño de todos los deberes que le impongan las leyes vigentes o que rijan en lo sucesivo, y para responder de que dará fielmente cuenta de todos los fondos y bienes públicos que lleguen a su poder o custodia, o que queden a su disposición, por apropiaciones, recaudos, traspasos o por cualquier otro motivo, así como también del correcto pago, desembolso, gasto o traspaso de todos aquellos caudales o bienes públicos que estén bajo su poder o custodia, en su carácter de funcionario responsable de fondos y bienes.

Artículo 57. El Contralor General deberá fijar el monto de la caución que ha de otorgar cualquier empleado o agente del Gobierno Nacional, y ninguno de los mencionados en el artículo anterior podrá eximirse del requisito de prestar la caución que fije el Contralor. En tanto que la caución no haya sido otorgada y aceptada, el empleado de que se trata no podrá hacerse cargo del puesto, ni recibir fondos o bienes en su carácter de agente del Gobierno Nacional. La garantía puede consistir en el depósito de la suma correspondiente en efectivo, en bonos de la deuda pública, o bien en un documento de fianza, el cual deberá ser examinado por el Contralor General en lo que se refiere a su forma, legalidad y solvencia del fiador, sanidad y valor de la finca hipotecada, y no será aceptado por el Gobierno hasta que el Contralor lo haya aprobado; una vez aprobado, será registrado y archivado en la oficina de éste. En caso de pérdida imputable al responsable, corresponderá al Contralor proceder a hacer efectiva la caución para el pago de tal pérdida.

CAPITULO XII

PENAS

Artículo 58. Todo empleado o agente del Gobierno, sea que esté en ejercicio de sus funciones o que se haya separado de su cargo por dimisión u otra causa, y que deba de acuerdo con las disposiciones de leyes o reglamentos, rendir cuentas al Contralor General o a un Auditor Seccional, si no lo hiciere dentro de los dos meses siguientes al último día del período a que ellas correspondan, será castigado con una multa no mayor de tres mil pesos ($3.000), o con arresto por un término no mayor de dos años.

Artículo 59. Cualquier funcionario que incurra en alzamiento, malversación de los caudales o bienes públicos de que sea responsable, o que sustraiga o malgaste los mismos, o alguna parte de ellos, o que por su abandono, falta o descuido, permita a otra persona sustraer, malversar o usar personalmente los mismos, será castigado de acuerdo con las disposiciones correspondientes del Código Penal.

Artículo 60. Cuando un empleado de manejo no presentare cumplidamente, al ser requerido por el funcionario autorizado para la inspección y revisión de la oficina, cualesquiera fondos de que esté encargado, este hecho será grave presunción, para los efectos de esta Ley, de que tales fondos han sido sustraídos por ¡dicho empleado o agente para aplicarlos a fines personales.

CAPITULO XIII

INFORMES MENSUALES QUE DEBE RENDIR EL CONTRALOR GENERAL

Artículo 61. El Contralor General deberá, tan pronto como le sea posible, después del fin de cada mes, preparar y someter al Presidente de la República una exposición relativa a las operaciones fiscales del mes anterior, que debe contener:

a) Un balance del activo y pasivo de la Hacienda Nacional.

b) Relación de las operaciones efectuadas.

c) Relación de rentas devengadas.

d) Estado de erogaciones.

e) Estado de caja.

f) Relación comprendida del estado de las apropiaciones.

g) Relación detallada del estado de apropiaciones.

Artículo 62. El balance comprenderá el activo, pasivo y reservas, según las cuentas del libro mayor.

Artículo 63. La relación de operaciones efectuadas comprenderá la siguiente información:

a) El monto de rentas devengadas, clasificadas según el Presupuesto.

b) El monto de gastos ordinarios, clasificados según los principales ramos o servicios del Gobierno.

c) El excedente de las rentas sobre los gastos de administración, o bien el excedente de dichos gastos sobre la renta.

d) La suma invertida en el pago de intereses de la deuda pública.

e) Las erogaciones para la adquisición de propiedades, clasificadas de acuerdo con los principales ramos o servicios del Gobierno.

f) El monto de lo gastado en la amortización de la deuda pública, clasificado según las diversas emisiones de bonos.

g) El sobrante o déficit que resulte de la confrontación del total de rentas con el total de egresos.

Artículo 64. La relación de rentas devengadas expresará el monto de rentas clasificadas de acuerdo con el Presupuesto. El total debe estar de acuerdo con el monto total de las rentas que aparezca en la relación de operaciones.

Artículo 65. El estado de erogaciones mostrará las cantidades gastadas en cada ramo o servicio del Gobierno, subclasificadas de acuerdo con el Presupuesto, y el total debe concordar con el monto de egresos en la relación de operaciones.

Artículo 66. El estado de caja expresará el saldo en efectivo existente el último día del mes anterior, las recaudaciones durante el mes, los egresos durante el mes y el saldo en efectivo el último día del mes.

Artículo 67. La relación comprendida del estado de las operaciones debe contener la siguiente información:

a) El monto calculado de rentas del Presupuesto, no recaudadas.

b) El saldo en efectivo disponible.

c) El saldo de apropiaciones no gastado.

d) El superávit o el déficit.

Artículo 68. La relación detallada del estado de apropiaciones comprenderá respecto de cada apropiación vigente, los datos siguientes:

a) Artículo del Presupuesto.

b) Título.

c) Cantidad apropiada en el Presupuesto anual.

d) Adiciones o deducciones.

e) Total.

f) Cantidad gastada hasta el principio del mes.

g) Cantidad gastada durante el mes.

h) Saldo no gastado al fin del mes.

i) Monto de compromisos pendientes.

j) Saldo no comprometido al fin del mes.

CAPITULO XIV

INFORME ANUAL QUE DEBE RENDIR EL CONTRALOR GENERAL

Artículo 69. El Contralor deberá rendir un informe anual a más tardar el 51 de mayo de cada año, al Presidente de la República, sobre la situación de las finanzas públicas nacionales durante el año fiscal anterior, informe que será impreso y remitido al Congreso. Este informe contendrá:

a) Los comentarios y recomendaciones que el Contralor juzgue conveniente hacer con respecto a las finanzas públicas.

b) Un balance del activo y del pasivo de la Hacienda Nacional en 31 de diciembre anterior.

c) Una relación de operaciones efectuadas en el año fiscal anterior.

d) Un estado de ingresos y de egresos durante el año.

e) Una relación detallada de las rentas devengadas en el año fiscal anterior.

f) Una relación detallada de las erogaciones efectuadas du¬rante el año fiscal anterior.

g) Una relación detallada de los saldos existentes y de las transacciones verificadas en el año anterior por cuenta de la deuda pública.

h) Una relación pormenorizada de las cuentas por cobrar a favor del Gobierno al cerrar operaciones el 31 de diciembre anterior.

í) Una relación pormenorizada de los préstamos a favor del Gobierno al cerrar sus operaciones el 31 de diciembre anterior.

j) Un inventario de todos los bienes nacionales.

CAPITULO XV

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 70. El Contralor General está facultado para comunicar directamente con cualquier Ministerio u oficina independiente, o con cualquier empleado, agente o persona que tenga negocios oficiales con su departamento, o que le haya presentado una reclamación.

Artículo 71. El Contralor puede transferir, en cualquier época del año para el cual una partida haya sido apropiada, todo saldo sobrante de dicha partida a la cuenta de sobrantes, cuando el funcionario que tenga el control administrativo del asunto, certifique al Contralor que existe un saldo superior a las necesidades, o que la obra a que se destinó la partida se ha terminado o ha sido aplazada indefinidamente, y que no existen obligaciones pendientes por pagar con aquella partida.

Artículo 72. Todas las deudas en favor del Gobierno devengarán intereses del doce por ciento (12 por 100) anual, a contar de la fecha en que sean exigidas por el Contralor.

Artículo 73. La Corte de Cuentas, la Dirección General de la Contabilidad, la Oficina Nacional de Estadística y la Oficina Central de Ordenaciones del Ministerio del Tesoro quedan incorporadas en el Departamento de Contrataría; y en consecuencia todos tas empleados, libros, constancias, documentos, papeles, mobiliarios y otros objetos pertenecientes a dichas oficinas serán trasladados al Departamento de Contrataría. Los referidos empleados quedarán sujetos a lo que dispone el artículo 5º de esta Ley; y mientras se expide la que fije el número y asignaciones, las actuales continuarán devengando las asignaciones de que hoy disfrutan.

Artículo 74. Las labores relacionadas con la revisión y liquidación de las cuentas de las oficinas recaudadoras o pagadoras, así como todos los empleados que se dediquen a tales labores en la Tesorería general de la República, en la Administración de Aduana o Salinas, Correos y Telégrafos, en las Oficinas de Timbre y en las Casas de Moneda, así como también en cualquiera otra oficina del Gobierno, dependerán en lo sucesivo del Departamento de Contrataría, al cual se trasladan.

Artículo 75. Tan pronto como el Contratar General haya sido nombrado y entre en ejercicio de su cargo, expedirá los reglamentos necesarios para la organización de su Departamento y para la liquidación, ejecución y verificación del Presupuesto.

Artículo 76. El Contratar General deberá expedir también los reglamentos necesarios para el examen y fenecimiento de las cuentas que estén en curso o cuyo examen esté pendiente en la Corte de Cuentas al tiempo que esta Ley entre en vigencia.

Artículo 77. Todas las circulares y disposiciones dictadas por los Ministros continuarán en vigor para su aplicación por el Departamento de Contrataría, en lo que no se oponga a esta Ley.

Artículo 78. El Contratar General o quien ejerza el cargo, serán responsables del delito que define el artículo 521 del Código Penal, cuando por su causa se hiciere un desembolso ilegal, así como también serán responsables de todos los actos que ejecuten en el desobedecimiento a tas deberes que la presente Ley les impone; y deberán responder del valor de toda erogación indebida por actos u omisiones de tales empleados. De estos juicios conocerá la Corte Suprema de Justicia.

Artículo 79. Facúltase al Gobierno para que, si lo estima necesario, contrate tas servicios de un experto que sirva de asesor para la organización y funcionamiento de la Oficina de Contralorías.

Artículo 80. El Contralor General estudiará, observará o fenecerá las cuentas de los responsables del Erario en un término que no excederá a noventa (90) días.

Artículo 81. Quedan derogados los artículos 237 a 439, inclusive, del Código Fiscal, y cualesquiera otras disposiciones que sean contrarias a la presente Ley.

Artículo 82. Esta Ley regirá desde el 1º de septiembre de 1923.

Dada en Bogotá, a 14 de julio de 1923.

El Presidente del Senado, Luis de Greiff

El Presidente de la Cámara de Representantes, Ignacio Moreno E.

El Secretario del Senado, Julio D. Portocarrero.

El Secretario de la Cámara de Representantes, Fernando Restrepo Briceño.

Poder Ejecutivo-Bogotá, julio 19 de 1921.

Publíquese y ejecútese.

PEDRO NEL OSPINA

El Ministro del Tesoro, Gabriel Posada

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

DEL PROYECTO DE LEY

sobre Reorganización de la contabilidad nacional y Creación del Departamento de Contraloría.

Se ha dicho, en relación con el proyecto de ley sobre Presupuestos, que probablemente el asunto más importante que tiene entre manos la República de Colombia, es el de adoptar un procedimiento adecuado para la formación, presentación y votación de los presupuestos anuales.

Tal procedimiento es, sin embargo, sólo una parte del sistema financiero de un Gobierno, y será de escaso valor, a menos que se dicten disposiciones adecuadas para cumplir la voluntad del pueblo expresada en el cálculo anual de las rentas y en la Ley de Apropiaciones, en lo que atañe a la recaudación e inversión de los fondos públicos.

Para un Gobierno, un sistema financiero completo debe incluir reglas claramente expresadas y fácilmente inteligibles para formular el programa fiscal del año. Deberá comprender, tanto la recaudación de las rentas como el desembolso de los fondos públicos, y determinar medios sencillos y efectivos para saber en cada momento si tales reglas han sido obedecidas. Esta función se lleva a cabo por medio de un sistema de contabilidad y de inspección.

Para llenar estos resultados se necesita un mecanismo administrativo eficiente. Hacia este problema debe dirigirse la continua atención de un empleado y una oficina competentes, encargados de velar por que tales reglas sean observadas y por que toda infracción de ellas se castigue.

El Departamento de Contraloría se recomienda para Colombia, porque provee a la organización necesaria para realizar aquellos fines. Establece los medios de imponer la estricta observancia de las leyes y reglamentos administrativos en lo relacionado con el manejo de propiedades y fondos públicos, y ejerce gran influencia para asegurar la recaudación de las rentas y hacer entrar su producto a la Tesorería.

La creación de este servicio de Contraloría no es una novedad. La forma de organización sugerida es la misma que existe prácticamente en todas las grandes empresas de negocios y en muchos Gobiernos bien organizados.

Tanto los negocios públicos como los privados han aumentado grandemente en complejidad durante los últimos veinte años, y debido a ello los métodos de contabilidad han tenido que ser considerablemente mejorados. El antiguo sistema de libros por partida sencilla y de cuentas de caja es casi inútil en la actualidad, si los negocios han de dirigirse con buen éxito.

Una de las mejoras en los métodos de contabilidad y de revisión ha sido la separación gradual de las funciones de revisión y de las de administración, y va siendo cada día más común tener un contralor o inspector nombrado por los accionistas de una corporación, en vez de serlo por los empleados superiores de la Compañía.

Fácilmente puede observarse que donde el Contralor esta colocado bajo la dependencia del principal empleado financiero del Gobierno o de la corporación, el empleado que realmente desembolsa fondos públicos examina sus propias cuentas.

El proyecto de ley sobre contabilidad centraliza ésta y la revisión en una oficina. Este proyecto da al funcionario nombrado para desempeñar tales funciones autoridad suficiente sobre todos los empleados del Gobierno para hacer efectivo el cumplimiento de la ley.

El proyecto establece, hasta donde es posible, un examen previo de las cuentas, en vez de un examen posterior, y dispone que cuando se trate de pagos hechos por el Gobierno Nacional en la ciudad de Bogotá, debe haber un examen de los comprobantes antes de hacerse dicho pago, en vez de efectuarlo después. Dicho proyecto fija de manera definitiva la responsabilidad y deberes de los empleados contadores y de manejo.

La contabilidad en los servicios del Gobierno debe tener dos objetos: primero, probar que el empleado que tiene a su cargo la recaudación y desembolso de los fondos públicos ha sido fiel a sus deberes, y segundo, crear la necesaria información para el uso de los empleados encargados del manejo de los negocios, como para el uso del público, a fin de que se sepa lo que el Gobierno está haciendo y lo que ha hecho.

No es suficiente que se regule de manera cuidadosa la recaudación y el desembolso de los fondos públicos. Debe haber al mismo tiempo una información completa, exacta y pronta sobre cada asunto relacionado con los negocios públicos. Sin tal información, los negocios de la República de Colombia no podrán ser eficazmente administrados.

El Presidente y los demás empleados de la rama ejecutiva deben tener una correcta y pronta información respecto de lo que se ha hecho, de lo que se está haciendo y de lo que deberá hacerse, si es que desean obrar sabiamente. De la misma manera, el pueblo debe tener una información correcta sobre la labor del Gobierno a fin de que pueda apreciar de manera inteligente los servicios de los funcionarios públicos y elegir empleados responsables para el desempeño de sus cargos.

Para producir tal información es necesario someter a una misma norma los comprobantes, los libros y las cuentas del Gobierno, a fin de que muestren cuánto dinero se ha recaudado y cuánto se ha desembolsado. Tanto los recaudos como los desembolsos deberán compararse con el Presupuesto de Rentas y la Ley de Apropiaciones, de manera tal que muestren qué cantidad de las rentas calculadas al principio del año ha sido recaudada y qué cantidad de los gastos autorizados se ha hecho.

El proyectado Departamento de Contraloría hace posible la realización de los fines ya enunciados, y en concepto de la Misión es un preliminar indispensable parala instalación de un sistema moderno de contabilidad.

EXPERIENCIA EN OTROS PAÍSES

Inglaterra tiene hace tiempo un Contralor y Auditor General, cuya denominación oficial es Comptroller General of the Receipt and Issue of his Majesty’s Exchequer and Auditor General of Public Accounts.

En 1920, después de largo y cuidadoso estudio, el Congreso de los Estados Unidos de América creó el cargo de Comptroller General, independiente de todos los demás departamentos ejecutivos, tal como se propone para Colombia. Esta reforma en la administración fiscal de los Estados Unidos es una de las más importantes, e introdujo un cambio radical en la práctica que se había seguido por más de ciento veinticinco años. Con anterioridad a 1920, las funciones de contabilidad y examen del Gobierno eran desempeñadas por un Contralor de la Tesorería Comptroller of the Treasury.

La República de Méjico, creó en forma semejante, en 1918, el cargo de Contralor General, independiente de todos los otros departamentos ejecutivos, y el funcionamiento de esta oficina ha producido grandes economías y aumentado considerablemente la eficiencia en las funciones administrativas del Gobierno.

CONDICIONES EN COLOMBIA

Colombia tiene una Corte de Cuentas, que consta de trece Magistrados, cuyo deber consiste en examinar las cuentas de todos los empleados que recaudan e invierten fondos públicos. Sus funciones son casi enteramente de carácter judicial, y no lleva cuentas de ningún género relacionadas con las finanzas nacionales. Elige anualmente de entre sus miembros un Presidente y un Vicepresidente. Todas las cuestiones controvertidas en el arreglo de las cuentas se deciden en Sala Plena de la Corte.

La labor de la Corte de Cuentas, en cuanto al examen de aquéllas, es de poca utilidad, debido a que el examen se demora extraordinariamente. Una gran parte del mérito de un examen consiste en la pronta revisión del trabajo de los empleados del Gobierno, a fin de que puedan corregirse inmediatamente cualesquiera prácticas que no sean satisfactorias.

Como demostración de la demora de la Corte en revisar las cuentas, basta observar que el auto de observaciones a las del Tesorero General de la República correspondientes al año de 1921, sólo fue recibido por este funcionario en abril de 1923.

Bajo el sistema que hoy rige, el trabajo de revisión de cuentas en la Corte se distribuye de manera de asignar a cada Magistrado una o más cuentas de las diferentes ramas del Gobierno. En tal virtud, un Magistrado puede, por ejemplo, examinar cuentas de aduanas, de ferrocarriles, de una parte de la Tesorería, etc.

Como un esfuerzo para obtener información adecuada sobre las finanzas nacionales, se organizó la Dirección General de la Contabilidad, dependiente del Ministerio del Tesoro. El Director de este Departamento tiene, sin embargo, poderes muy limitados, de suerte que no tiene autoridad para hacer efectivas las medidas necesarias encaminadas a obtener una conveniente información.

Ligada a las organizaciones referidas, existe otra oficina en el Ministerio del Tesoro, llamada oficina Central de Ordenación de Gastos, cuyo deber es estudiar pedidos de dinero y ordenar los pagos correspondientes; pero cualquiera que sea la importancia de tal oficina, ella está casi enteramente circunscrita a la ciudad de Bogotá. Se supone que debe ordenar todos los pagos que se hagan en la República; pero los que se efectúen fuera de Bogotá, sin previa autorización de tal oficina, de acuerdo con la ley, se legalizan después por ella, lo mismo que si fueran originalmente ordenados por ésta. La consecuencia es que la suma total de los pagos ordenados por esta oficina en todo tiempo, durante el año es siempre menor que los pagos que se han hecho en toda la República. Una constancia preparada por esta oficina, referente a abril de 1923, muestra que los pagos ordenados montaron a tres millones setenta y tres mil ochocientos sesenta y dos pesos ($3.073.862), al paso que con toda probabilidad los pagos en la República fueron de un promedio mensual de un millón novecientos mil pesos ($1.900.000) de enero a abril, o sean alrededor de siete millones seiscientos mil pesos ($7.600.000), en los cuatro meses.

Poca información existe en las oficinas de Gobierno, en relación con el desembolso de fondos públicos. Un decreto ejecutivo establece que todos los empleados recaudadores deben comunicar por telégrafo al Tesorero, el primer día de cada mes, el monto de los recaudos del mes anterior, la cantidad que tengan disponible y el monto de las obligaciones pendientes de pago. Tales recaudadores están obligados, además, a enviar al Director General de la Contabilidad, en los diez primeros días del mes, un informe telegráfico sobre su recaudo en el mes anterior, y además, al Tesorero, un informe telegráficolos viernes de cada semana, sobre el saldo de fondos en mano y el monto de las obligaciones que deban pagar.

Esta información se emplea principalmente para fines administrativos y no se incluye en las cuentas.

Los informes financieros preparados y presentados por la Dirección General de Contabilidad, no suministran los datos que la Misión considera sonabsolutamente necesarios. Por ejemplo, no se prepara ningún informe de caja que muestre el monto en caja disponible al principiar el año, la cantidad recaudada durante dicho año, el monto de lo gastado y el saldo en caja. No se prepara balance alguno que demuestre la situación de las finanzas nacionales, ni tampoco, la relación administrativa que haga ver el actual superávit o déficit en dichas finanzas.

Los informes rendidos por la Dirección General de Contabilidad se demoran demasiado. Por ejemplo, las cifras relacionadas con los recaudos y desembolsos del año de 1920, fueron publicadas en la Memoria del Ministro del Tesoro, presentada al Congreso en julio de 1922.

Las diferencias que existen en los informes oficiales de los diferentes Ministerios, hacen dudosa la exactitud de las cifras presentadas. El siguiente cuadro de rentas, preparado sobre los informes oficiales del Ministro de Hacienda y del Ministro del Tesoro, muestra la magnitud de tales diferencias:

AñosMinisterio de Hacienda.Ministerio del Tesoro.Período.Diferencias.
1917​ 1918​ 1919​ 1920​13.859.395 49 12.265.143 34 15.947.739 56 29.526.313 9713.240.469 72 10.809.462 11 13.602.629 56 25.539.248 28Marzo 1/17-Febrero 28/18 Marzo 1/18-Febrero 28/19 Marzo 1/19-Dicbre. 31/19 Enero 1/20-Dicbre. 31/20618.925 77 1.455.681 2X 2.345.110 00 3.987.065 69

Ninguna información comprensiva y exacta sobre las cuestiones financieras puede producirse con los métodos actuales de Teneduría de Libros en Colombia, donde los libros en la Dirección General de Contabilidad se abren por lo que resulta, el primer día del año, de un inventario. Por ejemplo, el Libro Mayor de dicha Oficina se cerró el 31 de diciembre de 1920 con un saldo en caja de $9.947.897. El nuevo Libro Mayor se abrió en 1º de enero de 1921 con un saldo en caja de $2.647.643, una aparente pérdida en una noche, de $6.700.253. Muchas diferencias análogas pueden encontrarse entre los balances de entrada y salida de otras cuentas.

En relación con esta falta de sistema, conviene observar que el requisito de que los libros de cuentas deban ser sometidos a la Corte del Ramo al fin de cada año, para su examen, ha creado una práctica en Colombia que es absolutamente única. El resultado de esta disposición es que todos los empleados que llevan cuentas del Gobierno sólo tienen en mira un objeto, que es el de preparar sus libros en forma tal, que puedan ser aprobados por la Corte de Cuentas. No solamente deben ser correctas las informaciones de los libros, sino que se necesita un gran trabajo para escribirlos, a fin de hacer de ellos una obra de arte. Teniendo en mira este sólo propósito, ocurre con frecuencia que la escritura de los libros se deja pendiente hasta después del fin del año fiscal, cuando se recogen todos los datos en un memorándum, después de lo cual se escriben tales libros para presentarlos a la Corte.

De esta manera el verdadero objeto de la contabilidad, que es el de mantener en todo tiempo suficiente información disponible, se pierde en absoluto. La práctica de enviar los libros a la Corte de Cuentas es también muy dispendiosa, pues requiere un nuevo juego de libros para cada año. En relación con este punto, el propósito es que en lo futuro los libros permanezcan en la oficina a que pertenecen, y si fuere necesario hacer algún examen sobre ellos, deberá efectuarse por un Auditor Seccional.

DIVISIÓN DE LA RESPONSABILIDAD

Bajo la presente organización del Gobierno el recaudo de las rentas corresponde al Ministerio de Hacienda y el desembolso de los fondos públicos al del Tesoro. Esta división del trabajo en el campo financiero es inusitada, y es de creerse que a ella obedezcan en parte los resultados poco satisfactorios que hasta ahora se han obtenido, pues de acuerdo con dicha organización, todos los empleados del Gobierno que recaudan y desembolsan fondos públicos son responsables ante dos Ministros diferentes.

Esta falta de centralización en la autoridad, tiende naturalmente a destruir la responsabilidad en todo o en parte, puesto que ocurrirá con frecuencia que un empleado de manejo reciba órdenes contradictorias de los diferentes empleados a que está subordinado.

En otro proyecto que la Misión presentará al Gobierno se recomienda que todas las operaciones fiscales de éste se centralicen en manos del Ministro de Hacienda.

COMENTARIO SOBRE ESPECIALES DISPOSICIONES DEL PROYECTO

Art. 2. Establece que el Departamento de Contraloría esté bajo la dirección ejecutiva de un Contralor General y de un Auditor General, que serán nombrados por él Presidente de la República con aprobación de la Cámara de Representantes y que tendrán sueldos no menores de seis mil pesos y cuatro mil pesos anuales, respectivamente.

La disposición relativa al nombramiento de estos empleados es importante, y al recomendar que se requiera para el nombramiento la aprobación de la Cámara de Representantes, la Misión es de concepto que, hasta donde es posible, el Contralor General debe ser responsable a la vez ante el Congreso y ante el Poder Ejecutivo. El Congreso autoriza los gastos públicos y determina los objetos para los cuales deben hacerse, y es deber del Contralor General velar porque las respectivas leyes sean cumplidas.

Art. 4. Establece que tales empleados se nombren por períodos de cuatro años y que el término de los que se designen por primera vez expire el 30 de junio de 1927. La razón para fijar esta fecha consiste en que un nuevo Presidente de la República entrará en ejercicio el 7 de agosto de 1926. Como los negocios fiscales de la República se rigen ahora por el año solar, esta disposición permite al Contralor y al Auditor continuar en ejercicio de sus funciones por el tiempo necesario para rendir sus cuentas correspondientes al año de 1926 y ayudar a la preparación del Presupuesto para el año 28.

La disposición final de este artículo, en virtud de la cual el (Contralor y el Auditor pueden ser reelegidos, no es quizá necesaria; pero sirve para indicar el pensamiento de la Misión, en el sentido de que tales empleados deben continuar en sus puestos por el tiempo de su buena conducta y mientras presten servicios eficaces.

Art. 9.° a 26. Confieren poderes más especificados al Contralor General de los que se expresan en el artículo 6º y aquellos artículos se explican por sí mismos con excepción de uno o dos puntos. Debe observarse que el Contralor General tiene facultad para no tomar en consideración pequeños defectos en las cuentas, siempre que ellos no impliquen una suma que exceda de veinte pesos ($20) en un año. Con frecuencia sucede, en un examen de cuentas, que se hallan en ellas muchas pequeñas diferencias, y si no se da a quien las revisa la mencionada facultad, ocurrirá que el costo de porte y escritura de cartas para recaudar tan pequeñas cantidades, excederá al monto de ellas, y es con el objeto de economizarle dinero al Gobierno, por lo que esta disposición se ha insertado en el proyecto.

Cuando un empleado contador es de continuo negligente en su trabajo, el remedio apropiado está en destituirlo, o colocarlo en un puesto distinto, y la Ley establece más adelante que el Contralor debe poner las culpas de esta clase en conocimiento del respectivo empleado administrativo para hacer efectiva la sanción correspondiente.

Art. 25. Contiene una importante disposición, en virtud de la cual, el Contralor General deberá firmar todos los bonos y certificados de deuda emitidos por el Gobierno, documentos que no serán válidos sin que sean refrendados por dicho funcionario.

Art. 27. Da al Contralor General la facultad de hacer un examen en cualquier Ministerio u otra oficina administrativa del Gobierno Nacional, o sección de ella, a fin de dar un informe relativo a los métodos empleados en el manejo de los negocios gubernamentales y hacer recomendaciones para la mejora de tales métodos. Tal investigación, sin embargo, puede hacerse únicamente a petición del Presidente de la República, o por resolución uniforme de ambas Cámaras.

El propósito de esta disposición es obvio: establece una agencia de investigación para el uso del Gobierno o del Congreso, cuando ellos deseen emplearla. Para llevar a cabo la política general de economía y reducción de gastos que el Gobierno está en vía de seguir, tal agencia será especialmente importante, a fin de estudiar los métodos empleados para el manejo de los negocios públicos, y señalar aquellos puntos en que el servicio pueda ser mejorado o en que puedan introducirse economías.

Se estima que se han hecho suficientes limitaciones a las facultades del Contralor General relacionadas con este punto. El no está autorizado para hacer por su cuenta investigaciones independientes, de un departamento administrativo, lo que sería una indebida usurpación de facultades ejecutivas. Un Contralor debe, antes que todo, ser un auxiliar de la administración; él no administra ningún departamento del Gobierno, excepto el suyo propio; es un elemento necesario de la administración de una gran empresa de negocios.

Art. 28. Dispone que la Contraloría pueda hacer investigaciones análogas en un Departamento o Municipio, siempre que éstos lo soliciten, y que tal solicitud sea aprobada por el Consejo de Ministros y que el Departamento o Municipio interesado pague los gastos de la investigación al Gobierno Nacional, siempre que así lo disponga éste.

Art. 29. Autoriza al Contralor General o a cualquiera otro empleado de su departamento, autorizado por él para hacer comparecer testigos, interrogarlos bajo juramento y tomar testimonio de ellos en cualesquier asuntos de su competencia. Esta disposición es muy importante, pues sin aquella facultad el Contralor General estaría muy limitado en sus funciones para prestarle efectivos servicios al Gobierno.

Art. 33. Detalla las facultades y deberes de los Auditores Seccionales. Al recomendar la creación de este servicio, la Misión está convencida de que un examen practicado, si así puede decirse, sobre el terreno, es de utilidad mucho mayor que el efectuado en una oficina distante; por ejemplo, una revisión de cuentas en la Aduana de Barranquilla será más eficaz, si se hace en aquella ciudad que si tiene lugar en una oficina de Bogotá. Una larga experiencia en la práctica de las empresas de negocios ha enseñado que mientras el examen se haga más cerca del lugar donde se efectúa la obra, mejores serán sus resultados.

No es probable que este Cuerpo de Auditores Seccionales pueda establecerse inmediatamente, ni parece aconsejable hacerlo, a causa de la necesidad de adiestrar convenientemente los individuos que deban ser nombrados. La posición de un Auditor Seccional es muy importante y requiere hombres de la más alta honorabilidad; serán objeto de grandes tentaciones y probablemente tendrán inmensas oportunidades para hacer dinero a expensas del Gobierno. Cuando el personal se haya educado lo suficientemente en la oficina del Contralor General, por dos o aun tres años, entonces será oportuno organizar este Cuerpo de Auditores Seccionales.

Art. 38. Dispone que todos los nombramientos de empleados o agentes del Gobierno Nacional, encargados del manejo de propiedades o fondos públicos, deben registrarse en el Departamento de Contraloría, y que sin esta formalidad no serán efectivos tales nombramientos. La razón para esto es obvia, pues es indispensable que en todo tiempo el Contralor General sepa quiénes son los que manejan las propiedades y fondos del Gobierno.

CAPITULO VIII

Se refiere al desembolso de fondos públicos en Bogotá, y establece que tales desembolsos pueden hacerse en dos formas: por una orden girada a favor del acreedor, o por una orden girada a un empleado pagador, para hacer el pago en dinero. Las órdenes giradas a favor de un acreedor se llaman “órdenes definitivas”, y las que se giran a favor de un empleado pagador se llaman “anticipos para gastos oficiales”. El pago a los acreedores puede hacerse solamente mediante la aprobación especial del Ministro o Jefe de oficina respectivo. Las órdenes deben ser giradas por el Jefe del Departamento o por otro empleado de él, debidamente autorizado para efectuar tales giros.

Este capítulo dispone, además, que ninguna orden será pagada por el Tesorero sin que haya sido refrendada por un empleado del Departamento de Contraloría. Se establece aquí el sistema del examen previo de cuentas, y será conveniente que para llevar a cabo esta disposición, el Auditor de la Tesorería esté situado en esta misma oficina o cerca de ella. Todas las órdenes expedidas por los diferentes departamentos del Gobierno serán transmitidas, junto con todos los documentos originales, al Auditor de la Tesorería, quien las examinará y las pasará al Tesorero para el pago.

Es entendido, naturalmente, que los pagos de sueldos y jornales a empleados del Gobierno, en la ciudad de Bogotá, continuarán haciéndose allí en dinero. Las ordenes para tales gastos, sin embargo, serán giradas por los Jefes de departamentos y transmitidas al Contralor para su examen y refrendación, después de lo cual, el pagador puede recibir el monto de los fondos representados por la orden de la Tesorería General.

La ley dispone, además, que todos los fondos recibidos por tales pagadores, serán desembolsados de acuerdo con las reglas que fije el Contralor General.

CAPITULO X

Establece restricciones a los empleados del Gobierno, para entrar en contratos que impliquen gastos de fondos públicos.

Una de las más difíciles cuestiones en las finanzas gubernamentales y en la responsabilidad de los empleados de manejo, es la de ejercer un control efectivo sobre las obligaciones en que se incurre. No es tan difícil controlar el pago actual de dinero del Tesoro, como ejercer dicho control sobre actos de empleados oficiales que, una vez realizados, imponen al Gobierno un gasto definitivo de tales fondos.

Bajo un sistema adecuado de contabilidad, sin embargo, y con la autoridad suficiente dada al empleado encargado de la ejecución de tal sistema, es posible ejercer un amplio control sobre este asunto particular.

La ley establece que no se puede entrar en contrato u obligación que requiera el gasto de fondos públicos, a menos que haya en el Presupuesto una apropiación para ello, cuyo saldo no gastado, libre de otras obligaciones, sea suficiente para cubrir el gasto proyectado, y dispone, además, que todo contrato que requiera un gasto de mil pesos ($1.000) o más, no sea válido ni obligatorio para el Gobierno, mientras el Contralor General no haya certificado al funcionario que ha de celebrarlo, que se han apropiado debidamente fondos para tal fin, y que la cantidad necesaria para hacer frente al contrato proyectado está disponible.

Al mismo tiempo que el Contralor expide el certificado, debe hacer en los libros de cuentas las necesarias partidas de entrada, a fin de sacar el monto requerido por el contrato fuera de la apropiación y poner aquél aparte, como una reserva para cumplir tal contrato. Esta cantidad puesta aparte no puede ser usada para otro objeto, a menos que el contrato sea cancelado.

Las disposiciones del capítulo X resuelven, de manera más precisa y conveniente para el crédito del Estado, el punto que se contempla en el artículo 223 del Código Fiscal, que prohíbe las apropiaciones suplementales para el pago de objetos ya suministrados o de servicios ya prestados. Esta última disposición ha dado lugar a irregularidades tan graves como la de rechazar créditos para el pago de servicios prestados de acuerdo con el Presupuesto y que han quedado sin cubrir al fin de la vigencia.

Una vez que el servicio se ha prestado o que el contrato se ha celebrado con todas las formalidades legales, el pago correspondiente es obligatorio para el Estado, y el rechazo de él es un procedimiento poco honorable. Lo importante es impedir, como se propone en el proyecto, que se celebre contrato alguno antes que se sepa con entera seguridad que hay en el Presupuesto de Gastos la apropiación libre suficiente para atender a la erogación que el contrato demanda.

CAPITULO XI

Dispone que todos los empleados o agentes del Gobierno cuyo deber permita o requiera el recibo, custodia o desembolso de fondos públicos o de propiedades públicas deben garantizar ante el Gobierno el fiel cumplimiento de sus deberes legales. El Contralor General debe fijar el monto de la garantía que ha de darse, examinar ésta en relación con su forma, legalidad y suficiencia de ella. Ninguna fianza puede ser aceptada por el Gobierno sin la aprobación del Contralor General, Cuando la fianza ha sido aprobada de acuerdo con la ley, debe enlegajarse en la oficina del Contralor General, el cual tiene el deber de proceder a hacer efectiva la caución para el pago de desfalcos o pérdidas en los casos previstos por la ley.

Art. 58. Establece que todo empleado o agente, ya esté en servicio o separado de él, por renuncia o por otra causa, que deba, de acuerdo con leyes o reglamentos, rendir cuentas al Contralor General o al auditor Seccional, y que deje de hacerlo por un período de dos meses, después que tales cuentas deban rendirse, será castigado con una multa no mayor de dos mil pesos ($2.000) o reclusión que no exceda de dos años, o con ambas penas.

Esta disposición de la Ley es suficientemente severa para realizar tal objeto. Cualquier empleado que acepte un puesto en el Gobierno, que exija el manejo de propiedades o fondos públicos, asume definitivamente la obligación de rendir cuentas en debida forma al Contralor General dentro de los cinco días siguientes al fin de cada mes. La rendición de cuentas en debida forma no debe considerarse simplemente como una cuestión técnica. Es un asunto de la mayor necesidad, si se quiere que el mecanismo gubernamental funcione eficientemente. No debe perderse de vista, además, que cuando un empleado deja de rendir sus cuentas al Gobierno puede suceder que tal empleado se halle corto en tales cuentas, o que haya tomado prestados temporalmente fondos del Gobierno para objetos de su uso personal.

Si los empleados responsables enfermaren o se incapacitaren por cualquiera otra causa para rendir sus cuentas, la Ley da al Contralor General la facultad de prorrogar el término para rendirlas.

Art. 60. Contiene una necesaria disposición, en virtud de la cual cuando un empleado responsable deje de exhibir ante el funcionario que lo examine, la existencia en caja que debería tener, tal falta será considerada prima facie, como prueba de que los fondos que faltan los ha empleado en su uso personal.

CAPÍTULOS XIII y XIV

Determinan los informes que deben ser presentados por el Contralor General para el uso de las distintas ramas del Gobierno Ejecutivo, del Congreso y del pueblo colombiano, y de esta suerte, existiendo la presentación de tales informes, en vez de determinar los libros y la manera como deben llevarse, se introduce una innovación a las actuales prácticas.

Hasta aquí ha sido práctica prescribir en la ley detalles minuciosos para los libros de cuentas y sobre la manera como deben llevarse. Este sistema ha producido malos resultados y es, hasta cierto punto, el origen de la situación caótica de la contabilidad que se usa actualmente.

En todos los servicios del Gobierno hay a menudo empleados progresistas, que tienen ideas respecto a mejoras en los métodos de contabilidad, pero cuya iniciativa es anulada por el hecho de que todos los cambios de tales métodos, aun los de carácter más trivial, deben ser sometidos a la consideración del Congreso y recibir la aprobación de éste antes de ponerse en práctica.

Por esta razón, en el actual proyecto, el único requisito que se exige en relación con las cuentas consiste en que el Contralor deba, tan pronto como sea posible, después del fin de cada mes, rendir ciertos informes al Gobierno, y después del término de cada año, presentar a éste un informe anual detallado y comprensivo.

La manera como debe presentarse esta información, es decir, la clase de libros que deben llevarse, el género de comprobantes que han de exhibir, es asunto que se deja enteramente a la discreción del Contralor, cuyo deber es regular todas estas «cuestiones, y como todas aquellas regulaciones que se refieren a las cuentas de toda la República son expedidas por él, queda en amplia libertad para cambiarlas de tiempo en tiempo, a medida que la experiencia indique deben modificarse.

Para llevar cuentas puede usarse casi toda clase de libros o papeles aunque la economía y la eficiencia en el servicio requieren que en la mayor extensión posible todos aquellos libros y papeles sean uniformados.

Para producir la información requerida por esta Ley, deberá haber un sistema nuevo y completo de cuentas, implantado en todas las oficinas del Gobierno.

Los informes que debe rendir el Contralor General se conforman en gran parte con los que usan prácticamente todas la grandes y prósperas empresas y los hombres de negocios. Los informes de que aquí se trata consisten en el balance, la relación de operaciones, la relación de rentas devengadas, la relación de gastos y el estado de caja. Las relaciones exigidas en los ordinales e) y y) del artículo 61, no tienen correspondientes en los negocios privados y se relacionan íntegramente con las apropiaciones gubernamentales.

Arts. 73 a 74. Suprimen la Corte de Cuentas, la Dirección de Contabilidad y la Oficina central de Ordenación de Gastos, y dispone que los empleados y funciones de estas Oficinas pasen al Departamento de Contraloría. Todos aquellos empleados están ahora desempeñando funciones que en lo sucesivo deben ser ejercidas por el expresado Departamento de Contraloría.

Art. 75. Traslada la Oficina de Estadística a la Contraloría porque la Misión cree que se obtendrán más satisfactorios resultados si este importante servicio se coloca en la Contraloría.

A juicio de la Misión una de las más urgentes necesidades de Colombia es la de una Oficina de Estadística bien organizada, bajo la dirección de un hombre muy competente en estadística, con un personal de empleados también muy capaces. Todo el trabajo estadístico debe ser centralizado en esta Oficina.

La estadística expresa los datos fundamentales concernientes a los recursos de la Nación, a su comercio, sus industrias, sus transportes, sus finanzas y su salubridad pública. Por medio de la estadística el pueblo colombiano podrá conocer su situación económica y apreciar mejor su progreso comercial e industrial.

La estadística oficial es también, para los extranjeros que se proponen hacer negocios en Colombia, y efectuar inversiones en seguridades colombianas, el medio principal de formar su juicio respecto del país. Estadísticas exactas, comprensivas en su alcance, al día, y bien presentadas, son una necesidad urgente para todo país en vía de progreso.

Las principales razones que la Misión ha tenido para colocar la Oficina de Estadística bajo la dependencia del Contralor son las siguientes:

1.ª Un servicio de estadística que comprenda todos los ramos del Gobierno, deberá ser independiente de cualquier departamento particular, y por lo tanto, pertenece lógicamente a aquella división del Gobierno colocada de modo directo bajo la dependencia del Presidente, quien representa a la Nación en su conjuntó, y en el que están cristalizados todos los departamentos administrativos.

2.ª Los deberes del Contralor requieren para este cargo un hombre completamente familiarizado con la estadística y sus métodos.

3.ª Uno de los principales grupos de estadística, o sea el referente a las finanzas del Gobierno, estará naturalmente adscrito a la Oficina del Contralor.

El artículo 76 dispone que toda labor que ahora ejecutan empleados del Gobierno consiste en el examen y fenecimiento de las cuentas de recaudadores y pagadores, lo mismo que los empleados que en la actualidad lleven a cabo esa labor, sean trasladados al Departamento de Contraloría.

Al establecer que esta labor se traslade como queda dicho, la Misión no ha perdido de vista el hecho de que todos los funcionarios administrativos deben tener completa información respecto a la obra ejecutada por los empleados que dependen de ellos- y se prevé que todas las cuentas presentadas al Contralor deben ser primero sometidas al correspondiente funcionario administrativo, a fin de que este examine la labor que se está llevando a cabo y obtenga a la vez los datos que suministre el informe. En otros términos, se tiene el ánimo de que el correspondiente funcionario ejecutivo haga una ligera revisión de las cuentas y las pase luego al Contralor General, a menos que, por una estrecha cooperación entre el Contralor General y dicho funcionario, pueda eliminarse esta revisión administrativa.

Art. 77. Establece que tan pronto como el Contralor General quede nombrado y entre a ejercer su cargo, expedirá las instrucciones y reglamentos necesarios para el examen y fenecimiento de cuentas, y para todos los asuntos relacionados con esta materia.

Debe observarse que el artículo 80 deroga todas las disposiciones del Código Fiscal referentes al examen y fenecimiento de cuentas, o a la ejecución del Presupuesto. Se derogan tales disposiciones no porque no sean necesarias, sino porque la Misión cree que todo lo contenido en los artículos abrogados deberá ser materia de reglamentos, más bien que de leyes.

En concepto de la Misión, la manera más efectiva de asegurar buenos resultados es crear una oficina con amplios poderes para llevar a cabo la obra confiada a ella y dejar, en cuanto sea posible, a su discreción, los detalles relativos a dicha obra.

Al derogar las referidas disposiciones, por consiguiente, se tiene el propósito de que el Contralor General, tan pronto como empiece a ejercer su cargo, expida un reglamento en virtud del cual puedan regir como disposiciones reglamentarias todos aquellos artículos de los mencionados que se necesiten para completar el examen de las cuentas en curso.

Es entendido, naturalmente, que todos los asuntos relativos a la ejecución del Presupuesto, hasta el momento en que esta Ley entre en vigencia, deberán ser despachados de acuerdo con las actuales leyes y reglamentos.

CONCLUSIÓN

La Misión confía fundadamente en que, si los Poderes Públicos en Colombia acogen sus recomendaciones contenidas en el Proyecto y Exposición de Motivos que ahora se someten al estudio de ellos, el país tendrá en breve término un servicio de contabilidad, de fiscalización y de estadística, que le permita poner orden y unidad en sus finanzas y ejercer una activa y eficaz supervigilancia en el manejo e inversión de los caudales públicos.”.

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